Ahhoz, hogy munkánk áttekinthetõ legyen, megpróbáltunk egy egységes kódolási rendszert kidolgozni, mely figyelembe veszi az elõbb ismertetett szempontokat. Minden egyes felvétel kap egy egyedi azonosítót, amely szerint a típusokon valamint a földrajzi szemponton belül elfoglalt helye egyértelmûen azonosítható. Ez a kód betûkbõl és számokból áll. A betûk – 2 vagy 3 – a földrajzi helyre utalnak a szerzõ által használthoz hasonló módon. A betûk után lévõ elsõ szám a felvétel típusára utal, a következõ rendszer szerint:

• 1-es, 13x18 cm-es üveg negatív
• 2-es, 9x18 cm-es üveg negatív, ami lehet panoráma vagy sztereo felvétel
• 3-as, 9x12 cm-es üveg negatív
• 4-es, 6x13 cm-es üveg negatív sztereo felvétel
• 5-ös, 13x18 cm-es üveg pozitív (“diapozitívusz”)
• 6-os, 13x18 cm-es másolat, reprodukció
• 7-es, 9x12 cm-es film

A következõ 2 számjegy a felvételek eredeti sorszámát tükrözi, így a legtöbb esetben a kód egy háromjegyû számból tevõdik össze. Amennyiben az egy területegységhez tartozó felvételek száma meghaladja a százat, a sorszámot 3 jegyû szám alkotja, így a teljes kódban 4 számjegy lesz. Íme néhány példa:

• a “Br219” kód jelentése – Brassó megye, 9*18 cm-es üveg negatív (ez lehet panoráma vagy sztereo) és az eredeti számozás szerint a 19-es.
• A “Kol1003” kód jelentése – Kolozs megye, 13*18 cm-es üveg negatív, eredetileg a 3-as számú.

Az így alkalmazott kódot használtuk a beszkennelt képek elnevezéseként is, így ennek segítségével bármely felvétel egyértelmûen azonosítható.